miércoles, 21 de noviembre de 2012

Recopilando todo lo pendiente... (002)

Como comentaba en el post anterior, había llegado ese momento en el que el día no tenía las horas suficientes, los papeles se acumulaban más rápido que las tareas pendientes y el nivel de estrés se iba por las nubes. Había que hacer algo, ¿pero qué? 

La cabeza retiene en algún rincón las cosas a hacer, el e-mail va a reventar y tu jefe sigue pensando que eres el indicado para hacer ese nuevo tema que ha entrado en el departamento. 


Quizás puedes gestionar tus tareas "por explosión": cuando algo estalla, te dedicas a ello en cuerpo y alma. Y esto no es muy recomendable, aunque en ese momento creas que has tenido la mañana más productiva de tu vida laboral. 

Otra opción es la de huir y ponerte a ver fotos de tus colegas en Facebook, revisar el timeline de tu twitter y tus 15.000 followings o leer artículos aleatorios en la wikipedia (si, hay una función que lo hace posible). Así puede que los problemas se arreglen solos. Pero no suelen tener esa costumbre, sino que tienden a empeorar.

Entonces, ¿qué hay que hacer en ese momento? Pues en mi caso me senté en mi mesa de trabajo, saqué una hoja en blanco y empecé a poner en negro sobre blanco TODO lo que tienes que hacer. Tienes que revisar todas las fuentes de tareas que puedes tener (tu memoria, tu correo, el montón de papeles de la mesa del trabajo, el de la mesa de casa...) y en todos los ámbitos en los que te manejes (el trabajo, tu casa, el club deportivo o la APYMA del colegio...).


¿Qué se consigue con esto? Pues para empezar, conocer la magnitud del problema, que no es poco. Einstein señalaba que había que dedicar el 99% del tiempo a definir correctamente el problema y un 1% a solucionarlo y realmente, aunque en nuestro caso, solucionarlo nos va a llevar mucho tiempo, saber qué es lo que tenemos pendiente nos va a ayudar muchísimo. 


Porque además, si realmente la lista que has hecho es completa, vas a poder relajarte y centrarte en lo que estés haciendo en ese momento. ¿Cuantas veces te has encontrado pensando, mientras avanzas en esa presentación para tu jefe, que debías enviar un mail a un compañero y que no has reservado las entradas que te ha pedido tu mujer? Anótalo todo y deja que tu mente se pueda concentrar en lo que estás haciendo, sólo en eso.


Habiendo acabado la lista llegará el momento de priorizar y procesar y poco después el de hacer. Aunque parece sencillo a primera vista, no lo será. Deberás distinguir lo urgente de lo importante y deberás aprender a tragarte algún sapo. Pero eso lo veremos más adelante.


Por cierto, lo mejor es no tener que repetir este procedimiento muchas veces. Si cada cierto tiempo (en GTD habla de la revisión semanal) volvemos a vaciar nuestra mente y repasamos todos nuestros ámbitos y nuestra fuentes de tareas, podremos estar tranquilos y con todo bajo control. Así evitaremos esta sensación que llega a ser angustiosa en la que lo peor de todo es no ser consciente de todo lo que tienes que hacer.


Foto de Flavio Lupoian, Rumania.

viernes, 16 de noviembre de 2012

Cuando la Productividad Personal entra por la puerta... (001)

Creo que ya han pasado más de dos años desde que leí por primera vez algo sobre productividad personal. No me acuerdo muy bien como llegué hasta allí, pero recuerdo perfectamente de que web se trataba y la verdad es que di con alguien que sabía algo del tema: www.thinkwasabi.com de Berto Pena.

Por aquel entonces no sabía nada de GTD, no usaba los RSS y pommodoro era el ingrediente de una salsa para acompañar la pasta. Confiaba en mi memoria como el mejor cuaderno de notas; navegaba por una lista de blogs que revisaba 2 veces a la semana y algunos de ellos dos veces al día. Las frases del tipo "no me llega el tiempo" o "los días deberían tener 27 horas" eran bastante comunes en mi día a día, quizás demasiado. Y además, parte de ese estrés era capaz de llevármelo a casa, con el consiguiente sufrimiento de mi pareja e hijo, por aquél entonces recién nacido.

Yo era un blanco fácil para estos temas de productividad personal. Y creo que llegar a la web de thinkwasabi me ha cambiado la vida, pues he mejorado mucho, o por lo menos suficiente mi día a día. Quizás sea el momento de darle gracias a Berto Pena, aunque se que por ahora soy injusto con muchos otros que me han acompañado en este camino, porque la lista de webs, blogs y bloggeros se ha ido ampliando con el tiempo. Tranquilos, supongo que iréis apareciendo con el tiempo por estos artículos.

Y sin embargo esta mejora no significa que hoy sea un experto en estos saberes. Ni siquiera me considero un usuario experto. Usuario medio, diría yo. Es más, creo que cuanto más leo de productividad personal, más errores encuentro en mi comportamiento. Es cierto que conforme uno se da cuenta intenta corregirlos, pero no es fácil.

Yo creo que soy el amo de la procrastinación (dejarlo todo para "luego"); de hacer dos o tres cosas a la vez, es decir, de no hacer ninguna; o de seguir considerando que mi memoria es mejor que una moleskine porque yo siempre “me acuerdo de todo".

Vamos, que como veis, sigo siendo un poco paquete... La mitad de paquete que hace un par de años, eso sí. En próximos artículos (intercalados por otros que hablarán de excel, equipos, reuniones, powerpoint, motivación...) puedo ir contando como he ido combatiendo todos y cada uno de estos males, o mejor dicho, como trato de combatirlos, porque hay algunos que todavía me derrotan.

Para empezar, voy a anotarlo en mi facilethings (gracias a ti también Francisco), no vaya a ser que se me olvide.


Foto de Mateusz Stachowski (POL) obtenida en www.sxc.hu