domingo, 8 de junio de 2014

Evitando la infoxicación: Mi sistema.

Hace ya algún tiempo, tras un artículo del blog, me pidieron varias personas que les explicara "eso del pocket y del evernote". Les parecía interesantes saber como podía digerir grandes cantidades de información y no morir de un empacho. Así que espero poder explicarlo de forma breve y sencilla, para aquellos que quieran seguir el ejemplo. El gráfico de la izquierda expresa perfectamente el flujo de trabajo y proviene de la url http://www.jamierubin.net/ (un gran usuario de evernote, embajador del paperless). Yo ni soy un experto, ni un usuarios avanzado de dichos programas y el esquema es la prueba de que este sistema, al que yo llamo "mi sistema" de forma cariñosa lo he copiado / adaptado de los escritores de productividad que he leído en estos años. Esto es simplemente la forma de explicar a aquellos que me lo pidieron, con algo más de profundidad, mi forma de enfrentarme a este fenómeno de la infoxicación.

Dos temas antes de meternos en materia:
- Este sistema funciona en lo que se refiere al mundo web, aunque su paralelo en el mundo físico no debería ser muy complicado. Luego daré un esbozo.
- Hay una premisa básica. No voy a ser capaz de seguir todas las novedades del mundo mundial, ni de seguir todos los temas que quiero, ni voy a desperdiciar un día de mi vida real por leer todo lo que me propongo. Si un día no hay tiempo, si un día no hay acceso a Internet o si un dí hay planes más divertidos, posiblemente el botón "marcar todo como leído" es la mejor opción. Y a otra cosa mariposa.

Comenzando por la fuentes de información, que supongo serán comunes para muchos de nosotros...principalmente son: RSS, páginas web (que pueden provenir de búsquedas propias o de enlaces comentados por compañeros) y twitter o google plus. (Lo siento, pero yo personalmente facebook lo uso como agenda de cumpleaños - por cierto felicidades a mi amigo Eugenio, apasionado de estos temas de la productividad personal y que cumple años).

Una mención especial para el RSS. Creo que fue mi primer descubrimiento leyendo temas de productividad personal. La de horas que pasaba navegando entre webs, blogs, foros, etc... Y algo tan sencillo como el botón del rss para tener todas las novedades de tus blogs favoritos en un sólo lugar. Por decirlo de alguna forma, acumula nuevos artículos de diversas fuentes en un único lugar de lectura, reduciendo drásticamente el tiempo empleado en navegar por miles de webs. Una vez google mató el reader me pasé a feedly y la verdad es que estoy muy contento. Una vez cada tres o seis meses conviene hacer una limpieza de fuentes, algunas dejaron de publicar y de algunas no he abierto un artículo en meses, aunque si soy sincero a veces no cumplo este tema demasiado bien.

Creo que entre semana, cada día entran unos 500 artículos en feedly y que lo revisó dos o tres veces al día, según esté de productivo... Los he clasificado por temáticas y la forma de gestionarlos es siempre la misma. La vista permite leer el título y dos o tres líneas del artículo, no más. Si dicho artículo puede ser interesante, entonces lo marco con "Pocket" el antiguo "Read it later" y la idea es que queda marcado como "Leer más tarde". Casi nunca leo un artículo en el momento, sino que los dejo para "momentos de lectura" que pueden ser incluso recompensas a días de trabajo productivos.

Como se puede ver, Pocket es un programa que permite marcar para su posterior lectura los artículos de varias fuentes. En el navegador chrome hay una extensión para marcar los artículos que abres en la web; en tweetbot o en twitter para android puedo hacer lo mismo con los tweets que contienen un enlace que puede ser interesante y de esta manera, ese medio millar de potenciales lecturas diarias acaban no siendo más de 20 o 25 al final del día. Si sigues varios blogs de Apple, la misma (o muy similar) noticia de la Keynote va a salir en 5 o 6 fuentes diferentes, en los blogs de excel lo mismo te hacen una gráfica nueva que explican la macro más enrevesada...

El programa que cierra el círculo es Evernote, y entra a jugar en esos "momentos de lectura". Hay artículos que una vez que los lees pueden ser archivados en pocket pero que rara vez vas a necesitar recuperarlos (siguiendo con el ejemplo, las novedades de iOS8 en mi trabajo no son necesarias, es más un tema personal, un hobby...). Pero luego te encuentras esos artículos, que quieres tenerlos marcados en un sitio especial, guardados en algún lugar de facil acceso y de rápida búsqueda y para eso esta el elefante verde y la extensión clearly.

Cuando tengo tiempo para leer, abro pocket y todos los artículos que están sin leer están a tu disposición. Puedes abrirlos de diez en diez o abrir el que tu quieras. Funciona de forma diferente en el navegador o en el ipad pero la idea es más o menos la misma. En el navegador te lleva a la web del artículo. En el iPad te muestra el artículo, normalmente sin la publicidad adicional de la web, ni el resto de elementos de la página, sólo el texto. Esto es lo mismo que permite hacer la extensión Clearly con la web. Te quita zarandajas del artículo y permite que te enfoques en la lectura. Si ese artículo puede serme útil en el futuro como referencia en un blog o como fuente de información, entonces ese va guardado a mi Evernote.

No se como definir Evernote, para mí, por la función que le doy, es el archivo de todos mis recortes de periódico (incluyendo el formato PDF). Permite guardarlo por libretas, pilas de libretas, etiquetarlos y funciona tan brutalmente que su buscador es capaz de mirar dentro de los documentos PDF para encontrar tu término de búsqueda. Esto hace que sea tan poderoso, que muchas veces, en vez de buscar en google, comienzo por buscar en Evernote.

En resumen, cientos de artículos que llegan al lector de RSS (Feedly) pasan por una lectura rápida de titular y si pueden resultar interesantes, caen en Pocket. Cuando tengo tiempo de leer, me pongo con ellos y si pueden resultar interesantes, acaban bien clasificados dentro de Evernote. Y lo mejor de todo es que aunque los tres programas tienen versiones de pago con funciones adicionales muy interesantes, todo esto yo lo hago con las versiones gratuitas y totalmente funcionales de los mismo.

Por cierto, para el mundo físico, si no encuentro la versión electrónica de un documento, lo escaneo, lo paso a PDF y lo vuelvo a subir a Evernote, así de sencillo.

Y tu ¿que sistema utilizas? ¿Me ayudas a mejorarlo?

miércoles, 4 de junio de 2014

Cambiando... 10 minutos al día

Hace bien poco tuve la suerte de acudir a un curso con Javier Carril (su perfil en twitter y su web merecen una visita), coach, escritor y en lo que a mí respecta formador. En aquellas sesiones, aparte de productividad personal (viene bien un curso donde te recuerdan aquello que lees de muchas fuentes), hablamos de la gestión del estrés, del kaizén, de los hábitos… Y una de mis “promesas” en aquel curso fue la de intentar ponerme a escribir 10 minutos al día sobre temas que pudieran servir para el blog. Y este de hoy, es el primer día en que me pongo a ello. Veremos si cumplo los 21 días continuados que según se comenta hacen que el hábito pase a convertirse en algo mecánico.

Supongo que una de las cosas que me ha ayudado hoy a ponerme a escribir hoy sea el artículo que me he encontrado hoy sobre las publicaciones de Seth Godin en su blog y que recomiendo desde estas líneas.

Por hoy, creo que nada más. Tampoco 10 minutos dan para extenderse demasiado. Habrá que ver si soy capaz de cumplir con mi propósito de enmienda, y por eso también el compromiso público que lanzo aquí. Eso sí, aunque escriba todos los días no creo que me obligue a publicarlo diariamente. Pero si consigo una rutina de dos o tres textos por semana… entonces le deberé una caña al amigo Javier. Gracias.


Esta semana… más.