miércoles, 8 de abril de 2015

Combatiendo las interrupciones.

Diseño oficinas corporativas por ordenadorCon la publicación del artículo sobre las oficinas abiertas, me llegó un comentario a través de LinkedIn de una compañera, en el que me preguntaba sobre como gestionar las interrupciones que provocan tus compañeros de trabajo. Y me propuse darle respuesta en el siguiente artículo que escribiese en el blog, sabiendo que ella sufre muchas de estas interrupciones por dos motivos: 

  1. ella ya está en un puesto abierto;
  2. centraliza muchos temas de la División, por lo que es normal que muchos acudamos a ella para resolver nuestros temas. 

El problema es que, y yo me incluyo, tenemos la manía de utilizar nuestros descansos para acudir a su puesto y exponer allí mismo, y en ese preciso instante, independientemente de lo ocupada que ella pueda estar, nuestros asuntos, porque además siempre nos atiende a todos.Espero que el consejo te sirva.

Es simple, y de hecho, ya lo he comentado alguna vez en este blog. Hay que aprender a decir "¡NO!" Y en este momento todos los que lean esto pensarán que soy un borde con mis compañeros y que todo eso que promulgo de la puerta del despacho abierta es una mentira. Pero cuando me refiero a aprender a decir "no" es a decirlo ofreciendo alternativas.

Imaginemos a mi compañera, enfrascada en una tarea muy importante para ella y muy centrada en la misma, recibiendo la visita de uno de nosotros, me voy a poner yo mismo en el ejemplo, que además, para hacer nos hemos venido desde la otra punta de la planta para preguntar algo en ese momento. Es entonces, cuando decimos eso de: "Disculpa, tienes un minuto". No existe frase más falsa ni con peor impacto en la productividad de las empresas actuales.

Hasta ahora nuestra compañera dejaba todo lo que estaba haciendo, ponía la mayor de sus sonrisas en la boca y atendía tu petición. En el mejor de los casos nos despacha, en el buen sentido de la palabra, en 5 minutos; pero cuando vamos con algo complejo... quince o veinte minutos nos puede dedicar. 

¿Como debe actuar ella? Pues haciendo que nuestra interrupción sea lo más corta posible y lo menos perniciosa para su trabajo. Puede levantar la mirada y decirnos:
- En este momento no puedo, vuelve dentro de XX minutos (donde XX es la cifra que ella considera oportuna).
- ¿Puedes escribirme el tema por e-mail y cuando haya avanzado algo te lo hago saber?
- ¿Te importa si te busco yo en cuanto acabe esto?
Es decir, no entra en el problema en cuestión pero no nos deja colgados.

¿Y como debemos actuar nosotros? Pues intentando que estas interrupciones sean las menos posibles. Aprendiendo a utilizar el correo para estos temas, entendiendo que el tiempo de las otras personas es tan importante como el nuestro y sobre todo no poniendo en esta tesitura a nuestros compañeros.

Yo lo hago, no tanto como debiera porque a veces estas interrupciones nos sirven de excusa para procrastinar, y he de reconocer que no he recibido reclamaciones por ello y que excepto la primera vez que lo haces todo el mundo entiende que se están metiendo en tu tiempo y forma de trabajo.

Esto además, entra dentro de un conjunto de medidas para matar todas las notificaciones que hay a mi alrededor, como ya comentaba en este otro artículo hace ya algún tiempo. Algo que además puede ponerse muy en boga cuando aparatos com el apple watch comiencer a bombardearnos notificaciones por doquier de avisos que tendremos en el móvil, en el mail, en las redes sociales, las mensajerías instantáneas, etc, etc...

Y tu ¿dices "No" a tus compañeros? ¿Cómo?
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