miércoles, 14 de octubre de 2015

Reuniones: Sobre los asistentes a una reunión

Meeting TableVamos con el cuarto artículo de nuestra serie sobre las reuniones y esas "cosillas" entorno a las mismas que tanto nos sacan de quicio. Puedes echar un vistazo al planteamiento inicial, a los temas que tratamos sobre los horarios de las reuniones y los puntos que analizamos al pensar sobre los objetivos y la agenda de las mismas. Hoy vamos a comentar otro de esos puntos que "queman" cuando las reuniones no funcionan: los asistentes a las reuniones.

Curioso ha resultado que mientras estaba escribiendo este artículo me ha llegado un correo de un colega diciendo que este era un tema a tratar si queremos hablar de reuniones. Sin duda, ha sufrido una mala experiencia reciente... Principalmente podemos pensar en dos problemas: o hay personas presentes que no deberían estar allí, lo cual puede derivar en otros problemas graves; o no están los que si deberían estarlo, lo que nos puede llevar a tener una reunión completamente inútil. ¿Sería alguna de estas dos? SI se anima, que nos lo cuente en el apartado de comentarios.

Los convocados sin motivo, o como complicarte la reunión sin motivo.

Este es un problema que puedes padecer en primera o en tercera persona. Esto es, te han convocado a una reunión en la que no pintabas nada; o estás en una reunión donde alguno de los convocados no pintaban nada. Y normalmente tanto ellos como tú (o como yo), acabáis haciendo lo mismo... desconectar completamente de la misma. Ya sea pensando en las musarañas, visitando mentalmente la luna de Valencia o lo que puede ser peor, parapetándote detrás del portatil y costentando correos mientras alguien trata de llevar una reunión adelante.

Este problema nace además por la mala costumbre ya comentada de no incluir la agenda de la reunión. Tu recibes la cita de la reunión y el tema es tan vago que claro... puede que la reunión te afecte. Pero esa es toda la idea que tienes sobre la reunión y claro... decides que tienes que dejar lo que estás haciendo para acudir a dicha reunión. Sin duda, con un orden del día podrías tener una base sobre la que decidir si eres necesario en esa reunión, si debes mandar a otra persona en tu lugar o si quedarte en tu puesto de trabajo es la solución más eficiente y efectiva para todos.

Dicho esto, y si hay confianza, cuando no viene el orden del día, deberías poder preguntar por el mismo al convocante de la reunión. Es lo mejor que puedes hacer por tu bien y el del resto de los asistentes. Ya que si no... ya hemos comentado lo que puedes acabar haciendo en la reunión.

Y si estar pensando en la lista del supermercado o recordando el gol de la liga de campeones de tu equipo puede resultar de mala educación, coger el portátil para comenzar a tratar tus temas allí en medio es la peor solución. ¿O no te ha pasado nunca que mientras tu estás presentando un tema hay varias personas con la cabeza en la pantalla mientras el soniquete de las teclas martillea tu cabeza? Es de muy mala educación; y aunque es cierto que el convocante debería evitar esto, no eres (somos) quien para no prestar atención a los demás.

¿Alguna vez os habéis parado a preguntar cual es el coste de una hora de reunión donde asiste un Director General, un par de Directores de Área y 4 o 5 de departamento además de tropecientos trabajadores rasos? ¿El beneficio de dicha reunión va a ser mayor que el coste que supone convocarla? Pero... ¿Y si llamaste a todos ellos y quien toma las decisiones no va?

La persona clave no ha sido convocada.

Sí, ya se que estás pensando que esto no pasa nunca... ¿seguro? A bueno, casi nunca... Lo cierto es que si pasa. No muchas veces, porque también es cierto que la mitad de las reuniones que montamos tienen como fin hacer un punto de situación, mostrar el avance de los proyectos... Pero sucede que muchas veces no tenemos claro el Objetivo de una reunión y en ese caso... en ese caso convocamos a un montón de gente, cuanto más mejor... ¿pero que pasa con las personas que tienen que tomar las decisiones? ¿O cuando no incluimos a todos los equipos involucrados en un proyecto?

Normalmente, en ese dedo fácil para invitar a gente a las reuniones nos cuesta incluir a los jefes, a los que tienen que tomar decisiones... Y claro... podemos llegar al momento culmen de la reunión y entender que el debate se queda cojo porque no ha estado presente el que tiene la última palabra.

El segundo caso es aún más complicado de ver, o por lo menos lo ha sido así en mi carrera profesional. Pero también es habitual con hay algún "temilla" político o cuando por error no se incluye a alguien en la convocatoria. 

En ambos casos puede implicar que sea necesaria una nueva convocatoria para tratar el mismo tema y tomar las decisiones que no se han podido acordar en esta convocatoria fallida. Cuando menos... una reunión más a nuestra ya de por sí apretada agenda.

Resumiendo que también es gerundio.

Cuando estamos convocando a gente para una reunión debemos tener cuidado. No nos pasemos convocando a toda la empresa; pero que no se nos olviden las personas necesarias. Una vez que tengas delimitado el objetivo de la reunión, pregúntate que personas son necesarias para poder cumplir dicho objetivo. Y una vez tengas el orden del día, enviáselo a todos los que recibieron tu convocatoria. Ellos podrán decidir si tienen que ir o enviar a un representante. 

Siguiendo estos consejos conseguirás que tus reuniones sean mucho más eficientes y productivas. Es más, sirven para que te hagas un "referente" en el tema de las reuniones en tu empresa y la fama te precederá, por lo que la motivación con la que irá la gente a tus reuniones será aún mayor, pudiendo entrar en un circulo virtuoso.

¿Y tu? ¿Has sufrido como convocado estas situaciones? ¿Y cuando tu convocas tus reuniones? ¿Lo tienes en cuenta? Cuéntanos.

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