domingo, 17 de enero de 2016

Maldito e-mail: 8,5 malas prácticas con el correo electrónico (1 de 2)

288/365 Correo electrónico Se que lo he escrito en algún borrador de este blog, pero no se si nunca lo he llegado a publicar. Yo comencé a trabajar en el Banco hace 14 años. Y recuerdo que en aquél entonces teníamos un programa de e-mail que se llamaba Eudora, eramos unos "sortudos" porque no todo el mundo tenía una dirección propia de correo electrónico y el Director General aún hacía pasar a la secretaria al despacho para dictarle cartas y las comunicaciones oficiales llegaban todavía a la estafeta de correos

Sólo tres lustros después hemos desarrollado una gran cantidad de malas prácticas con esta magnífica herramienta y ya hay quien busca sustitutos en aplicaciones como Slack o Sharepoint señalando que el e-mail es una herramienta del pasado...

Pero como todavía no está muerto, y aún le queda mucha vida por delante... metámonos un poco con nuestros malos hábitos con el correo electrónicoQue levante la mano quien no peque de alguna de las siguientes malas prácticas:

1. Usar el e-mail como si fuera un chat.
2. Suponer que está abierto en todo momento.
3. No distinguir quien va en el campo "Para" y quien debe ir en "Copia".
4. Copiar a todo el mundo.
5. No saber usar la "Copia Oculta" o usarla sólo con muy mala baba.
6. Usar el "Contestar a todos" aunque no sea necesario.
7. No usar los estilos de texto (uno básico, la negrita).
8. Usarlo para dar feedback negativo únicamente...
8,5. Revisarlo a primera hora cada mañana.

¿Analizamos un poquito cada una de ellas? Como ya estoy viendo que se me pasa de largo... Lo abriré en dos artículos, para hacerlo más llevadero. EL segundo... esta misma semana.

1. Usar el e-mail como si fuera un chat.

Una de las malas prácticas que se van repitiendo en todas las herramientas y aplicaciones que creamos es destinarlas para usos equivocados. Las herramientas de chat están para eso, chatear, es decir tener una conversación casi en vivo y no sólo en formato "vis a vis" sino también en grupo. Una vez que tu empresa ha decidido dotar de un chat a todos los empleados, abrir el correo electrónico, copiar a diez del Departamento y usar el asunto "Café en 10 minutos" para que se cree una cadena interminable de emails con "no puedo", "mejor en quince minutos", "donde quedamos", "en ese mejor no", "ahora bajo"... Es un pecado productivo que debería estar castigado por los dioses de la productividad. El día que escribas un correo de este estilo y luego te escaldes la lengua con el café, considera que el "karma productivo" está devolviéndote lo que le das.

Imagina que por un casual tu ese día estas de viaje, sin acceso al e-mail y a tu vuelta te encuentras con 15 o 20 correos con el asunto "café en 10 minutos"... o más porque a la vuelta del café seguís comentando las mejores jugadas... Imagina la cara que pondrías... ¿Y lo siguiente? Borrarlos todos sin abrirlos y a otra cosa mariposa.

Pues eso, al e-mail lo que es del e-mail y al chat lo que es del chat.

2. Suponer que está abierto en todo momento.

Esto es, en parte, consecuencia de nuestra disposición a usar el e-mail como chat. Y es que consideramos que todo el mundo debe tener abierto el e-mail continuamente; permitir las notificaciones y chequear cada tres minutos la bandeja de entrada

Sólo así se comprenden mensajes del tipo "Estoy en el Comité de Dirección. Necesito YA MISMO la información de ...". O comportamientos del tipo: Escribo un e-mail y te llamo a los tres minutos para ver por que no me has respondido. "¡¡¡Pero si te he escrito!!!". Te dicen además. (Este comportamiento también vale para el chat).

Las peticiones urgentes urgentísimas precisan de saber que el receptor del mensaje ha recibido y entendido la petición enviada. Y existe una herramienta muy buena para eso. La llamada telefónica. Aunque sea cierto que llamar desde un Comité no vaya a causar la mejor impresión. Para estos casos también es bueno solicitar a la persona que esté fuera que durante el mismo no despegue sus ojos de la bandeja de entrada o del chat o del whatsapp. Y así seguro que en ese momento no pasa nada.

Hagamos un poco de repaso interior... ¿no hemos hecho nosotros nunca lo de enviar el mail y llamar a los tres minutos?

3. No distinguir quien va en el campo "Para" y quien debe ir en "Copia".

Las personas que deben hacer algo con tu e-mail deben ir en el campo "Para". Son los principales receptores de tu e-mail. Los que han de ponerse en marcha cuando lo reciban, los que deben hacer algo con tus instrucciones. 

Las personas en copia, deben tener la información, hacen un seguimiento del tema
tienen conocimiento, están involucradas... pero no se espera una acción suya de este e-mail.

Este formato de envío de correos permite además un primer filtro en los e-mails; una de las primeras lecciones que aprendí cuando empecé a leer estos temas de productividad. En tu bandeja de entrada puedes tener dos capetas: "Para mí", cuando aparezco en el campo "Para"; "Informativos", cuando estoy en el campo "Copia".

Revisa un día de estos tu bandeja de correo electrónico y comprueba si el resto del mundo sigue esta práctica y reflexiona sobre cuan útil sería. Seguro que ahora pones más cuidado al rellenar estos campos.

4. Copiar a todo el mundo.

Es cierto que nuestros e-mails son los más importantes del mundo no sólo por su contenido, sino también por su calidad literaria merecedora de un pullitzer o un nóbel. Es por este motivo por el que muchas veces copiamos a más gente de la que verdaderemente es necesario. 

Pero no vamos a negar que nosotros recibimos ciertos e-mails en los que no debíamos estar copiados y son esos e-mails los que se quedan sin leer en nuestra bandeja de entrada. Ni es necesario que hagamos una acción y podemos vivir sin saber su contenido y por lo tanto ni siquiera los abrimos.

Pues este es el comportamiento que reciben nuestros e-mails cuando los envíamos a diestro y siniestro. No los leen. Y si alguien detecta que los e-mails que recibe de nuestra parte no son interesante en el 90% de los casos, el que resulte vital para nosotros sufrirá el mismo pasotismo, como en el cuento de "Pedro y el Lobo".

Concluyendo (por ahora) con un poco de crítica interna.

De momento lo dejamos aquí. Esta misma semana vemos las otras cuatro y media. He de reconocer que yo he seguido estas malas prácticas a veces. Y que me dí cuenta de ellas cuando empezaron a molestarme en los demás. Por algo dice el refranero eso de que "Vemos la paja en el ojo ajeno, pero no la viga en el propio". Pero he de decir que desde que tenemos Lync, ya no chateo por e-mail; que no pido las cosas por correo "para ya"; y que me pienso muy bien los destinatarios del mismo, lo que ayuda a no llenar el campo para ni a excederme en las copias. ¿Y vosotros? ¿Padecéis algunos de estos temas? ¿Como usuarios? ¿O sois originarios de un poco de caos electrónico a vuestro alrededor?

Ya está disponible la segunda parte de este artículo.
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