miércoles, 20 de enero de 2016

Maldito e-mail: 8,5 malas prácticas con el correo electrónico (2 de 2)

Empezábamos la semana el domingo comentando en este artículo como el e-mail, que se expandió por el mundo empresarial hace menos de dos décadas, ya está bajo sospecha y aunque no ha muerto ya hay quien le está buscando sustitutos. Me ha hecho ilusión (por la coincidencia temporal al escribir sobre el e-mail) leer un artículo de @JerónimoSanchez con sus reflexiones sobre el correo electrónico, muy alineadas con las aquí comentadas. Pero mientras Jerónimo se centra en esta ocasión (merece la pena ver sus enlaces internos) en el procesamiento de la bandeja de entrada y el "procesar a cero"; en el artículo de este blog comentábamos malas prácticas que tenemos a la hora de trabajar con el correo electrónico. Vamos a acabar hoy con las 4,5 malas prácticas que nos quedaron pendientes.

5. No saber usar la "Copia Oculta" o usarla sólo con mala baba.

Como ya decíamos, nos encanta copiar a todo el mundo y enviar copia de nuestros mails a todas las personas que por a o por b (o porque pasaban por allí) estaban relacionadas con el asunto (y eso que no hablamos de las cadenas de e-mails con videos estúpidos o powerpoints de fotos y música). Pero además, nos encanta que todos puedan ver a quien enviamos los e-mails. En parte porque cuando ponemos en la ristra de nombres el de un jefazo, pensamos que las cosas van a ir mucho más rápido. Pero podemos informar a mucha gente sin necesidad de que todo el mundo tenga que ver quienes están involucrados usando el campo "Copia Oculta".

Es más, muchas veces, este uso debe ser obligatorio. Cuando queremos enviar una comunicación a muchas personas que no tienen un relación directa; cuando por ejemplo en mi caso enviamos un formulario para que puedan rellenar varios compañeros... en ese caso, debemos utilizar la copia oculta.

Y sin embargo, sabemos como funciona este comando, porque cuando queremos dejar constancia de que nosotros hemos hecho nuestra parte, pero podemos además dejar en un brete a alguien que nos está incordiando... entonces si que nos acordamos de esta función. 

6. Usar el "Contestar a todos" aunque no sea necesario.



Esto es muchas veces consecuencia del error anterior. Una vez que todo el mundo ha recibido el primer correo, la tentación de "Responder a todos" es muy grande. Si me piden una información, aunque yo considere que la mitad de la gente no tiene porque recibirla no dejo de enviársela. No seré yo quien los vaya a eliminar de la cadena. 

Lo tenemos tan interiorizado que cuando incluso recibimos una comunicación institucional, una comunicación de la empresa a los empleados, o del Jefazo de la División, somos capaces de responder a todos para comentar el contenido del mismo, lo cual, no es necesario.

Por este motivo es relevante aplicar un poco de criterio antes de responder a todos. Si como hemos dicho anteriormente, en el campo "Para" van las personas directamente afectadas, las que deben hacer algo con el mail; y en el campo "Copia" las que deben estar informadas; debemos aplicar el sentido común para decidir si debemos responder a todos o sólo a parte de ellos. 

¿Puedes imaginar cuantos correos podrían dejar de amontonarse en tu bandeja de entrada si todo el mundo aplicara el sentido común?  

7. Usarlo para dar feedback negativo únicamente...

Debe estar en la naturaleza del ser humano. Tendemos a dar feedback negativo fácilmente y el positivo no lo damos casi nunca. Será que somos unos "criticones"... que lo somos. Pero no sólo eso sino que además, copiamos a los jefes cuando damos una reprimenda al personal...

Veamos ahora el comportamiento de... 
1. Pido una información a una persona. 
2. No responde. 
3. Se lo pido nuevamente. Copio a su jefe.
4. No me responde o me da una respuesta vaga o no me gusta la respuesta.
5. Que se joda!!! Se va a enterar. Copio a toda la plantilla desde Presidencia hasta el becario y le meto un chorreo.
No es tan extraño ¿verdad? Nos encanta "joder al prójimo" copiando a todo el mundo cuando vamos con feedback negativo.

¿Y un comportamento de este tipo?
1. Pido información a una persona.
2. Me responde rápidamente. Me da la información que le pido, las fuentes, la complementa con más detalles y responde en tiempo y forma.
Aquí hay varias opciones.
3.1. Se acabó la conversación (a veces). Mira que eres borde.
3.2 Le doy las gracias (puede que a menudo). Un mínimo de educación.
3.3 Le doy las gracias, le felicito por su espectacular trabajo, copio a sus jefes para que sepan que tienen a un trabajador que merece la pena en su equipo... (casi nunca).

Es cierto que rara vez hemos recibido un correo así, aunque si hemos tenido la suerte de recibirlo, seguro que lo tenéis guardado y tan bien guardado que no tardáis ni medio minuto en encontrarlo entre diez mil mails. 

¿Pero lo hemos escrito alguna vez? ¿Sabemos enviar buenas noticias? ¿Y por que en este caso no somos capaces de llenar el campo "Con copia"?

8. No usar los estilos de texto (uno básico, la negrita).

Un mensaje de email es un documento donde posiblemente no todo tiene la misma importancia. Más aún cuando escribimos un mail eterno... que lo hacemos. ¿Por qué no hacemos más sencilla la lectura para los destinatarios? La mayoría de los programas de correo electrónico ya permiten leer html, que menos que un par de frases en negrita para destacar aquello que sea más relevante, o las fechas de entrega... No hay nada que de más pereza que tener que leer un mail de más de una pantalla de largo (o de 7 líneas) y que no sepamos donde está lo importante.

Y como es un texto y no una presentación, usar bullet points está permitido e incluso aconsejado!!!


¿Acaso no te das cuenta cuando recibes un e-mail extenso que se te van los ojos por todo el texto para encontrar el meollo de la cuestión?

8.5 Revisarlo a primera hora cada mañana.

Antes de escribir el artículo de la productividad por las mañanas, hubiera dicho que sin duda era un error abrir el e-mail a primera hora. Pero ya no lo considero tan erróneo. Dependerá de la naturaleza de tu trabajo. Como también dependerá el que lo revises un par de veces al día o lo tengas contínuamente abierto. Sin duda, si tu trabajo es responder e-mails (que existen y gracias Sergio por el comentario al artículo anterior), es cierto que lo abrirás a primera hora y lo chequearás varias veces al día. Pero si el e-mail es una herramienta más en tu trabajo y el objetivo de tu labor no es responder comunicaciones sino cualquier otro, entonces no es positivo para tu productividad estar tan pendiente del e-mail. Es más... ¿te has dado cuenta de que cuando no quieres hacer lo que te toca en ese momento te vas al outlook y le das caña al botón de enviar y recibir para ver si te entra una "tarea nueva"?

Resumiendo y acabando que es gerundio.

Seguro que no están todos los que son. Por ejemplo Erika hablaba de poner la firma en los correos (en las comunicaciones con clientes me parece obligatorio); Jerónimo se va a la vertiente de procesar la bandeja de entrada... Seguro que para alguno de vosotros, alguno de los que está no es error. Pero estos son los que en mi día a día me voy dando cuenta de que influyen en mi productividad diaria y además hacen que mis e-mails puedan caer en el cajón del olvido, cuando 100 mensajes entran cada día en la bandeja de entrada de mis compañeros.

Y vosotros, ¿como vivís y sufrís el correo electrónico?


Foto de Artur Bednarski desde freeimages.com
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