jueves, 26 de mayo de 2016

Recopilando temas de Productividad

Ya he contado algunas veces como fue mi encuentro con las publicaciones relacionadas con la Productividad / Efectividad Personal. Hace unos años, promocionado con un ascenso de categoría, me encontré con grandes momentos de estrés en los que no sabía por donde empezar, y me refugiaba muchas horas navegando entre blogs de tecnología. Aunque no sabía lo que era, estaba procrastinando y lo estaba haciendo de puta madre (con perdón). Alcancé tal nivel de agobio que escribí en Google "Necesitaría que el día tuviera 27 horas" y me encontré con este fascinante mundo.

Recuerdo que Google eligió por mi (como siempre). Y me encontré con Berto Pena y su thinkwasabi.com. Fue el primero de muchos. De muchos como vosotros. De gente con Jerónimo Sanchez, Jose Miguel Bolivar, Jeroen Sangers, David Torné... Me encontré con un buen montón de blogs en los que poder seguir pasando la mañana... No!!! También encontré la solución a muchos de mis problemas y mira que yo era/soy el manual del perfecto improductivo. El conjunto de todos aquellos hábitos que hay que desterrar: 

  • Procrastinaba. Si, ya se que lo he dicho, pero es que era usuario habitual de la página aleatoria de la wikipedia.
  • Presumía de que mi memoria lo recordaba todo y no tenía que apuntar nada. Lo cual encima era mentira, y así me iba.
  • Interrumpía y dejaba que me interrumpiesen. Y por supuesto tenía todas las notificaciones encendidas en todo momento. 
  • Ah, era el amo de la multitarea. Sabía hacer muchas cosas a la vez, no acabar ninguna y encima meter la pata.
  • Marqué en un test toda la lista de ladrones de tiempo que aparecían... (si, ahora ya se que YO soy el único ladrón de tiempo).
  • Uy, que se me olvidaba... Yo era de esos que decía muy seguro de si mismo... "Yo trabajo mejor con la presión de la fecha de entrega aquí encima". Vamos... que todo se alargaba hasta el último momento, como decía la Ley de Parkinson.
  • Y si, yo también jugaba al Tetris con mi outlook. Y eso que esta era una práctica que sólo utilizaba en momentos de crisis para ser productivo de verdad.
  • De hecho, creo que también he caído en lo que hace poco David Crespi llamó el "porno de la productividad".


Pero si de algo estoy orgulloso es de que he ido aprendiendo de vuestros artículos. Y no sólo temas prácticos, sino también algunas nociones que me han resultado muy interesantes. 


  • He aprendido que es importante afilar la sierra. Que no es cuestión de estar todo el día cortando árboles, sino que hay que cuidar las herramientas (y uno mismo es su principal herramienta).
  • Que hay peña que curra mejor por las mañanas y que hay otros que son como los buhos, están muy atentos durante la noche.
  • He interiorizado el concepto de "Flow" y es más, creo que gracias a lo que he aprendido, alguna vez hasta lo he vivido en mis carnes.
  • Aunque parezca imposible he dejado mi "Mens sana in corpore corrupto" y debo decir que la vida, haciendo ejercicio, es mucho mejor (18 kilos menos se notan en el día a día).
  • He aprendido a diferenciar entre eficaz, eficiente y efectivo. Y soy capaz de darme cuenta cuando los demás lo hacen mal... (bueno y yo también).
  • Y cosas tan simples como la diferencia entre ser reactivo o proactivo; o a distinguir qué es urgente y qué es importante
He aprendido un montón de técnicas productivas. Y he llegado a la conclusión de que todas pueden ser útiles, dependiendo del problema, dependiendo del momento y dependiendo de la persona. Mira que hay un montón de recetas increíblemente simples que permiten en muy poco tiempo volver a recuperar una sensación de control en la vida de cada uno. Creo que he utilizado las siguientes herramientas en algún momento distinto del tiempo.

  • Vaciado de memoria o "apúntalo todo". Creo que esto fue de lo primero cuando me hice consciente del puto berenjenal que tenía en la cabeza.
  • Bloques de tiempo con la técnica Pomodoro. Llegué a instalarme apps en el móvil para seguir los 25 minutos. (Ah, si, yo también caí en el tema de la herramientas para instaurar GTD en mi vida).
  • Y bloques de tiempo con el timeboxing. Esta la he utilizado poquito, porque no se como choca con lo de jugar al Tetris con el Outlook. (¿He dicho ya que a veces creo que hay que ser flexibles con todos estos temas?).
  • Pero también he seguido esa magnífica idea de la "Regla de los 2 minutos" y aprovecho para así tachar un huevo de cosas y matar ese gusanillo.
  • Y me ha encantado aplicar la idea de las Tareas Más Importantes al principio de la Jornada (aunque en esto los que sabéis del tema tengáis una seria división de opiniones... bueno, en esto y en casi todo :-)) y traducir la frase que decía uno de mis jefes "El chancho se come de a pocos" por el título "Trágate ese sapo"
Buff, es verdad que haciendo este resumen me doy cuenta de que me habéis enseñado una jartá de cosas. Sí, creo que soy más productivo ahora que hace 6 años y que uso de forma más eficiente (¿o efectiva?) muchas herramientas. Ejemplos: 
  • La agenda
  • El e-mail
  • Las reuniones
  • Las presentaciones
  • Hasta mis hábitos son más productivos
  • E incluso he conseguido no infoxicarme con el trivote del RSS + Pocket + Evernote.
Es cierto, puede que no sea un buen implementador de GTD (y no me muevo mal a baja altura, pero esos niveles de perspectiva... a mi las alturas me marean). Que al autofocus le he hecho trampas y que a otros sistemas como el Zen to Done o el que comentaba hace poco Ruben Alzola en "Marca la diferencia" no he sido capaz de meterles mano.

¿Y todo esto para qué? Bueno, simplemente para comentar que en este link está el acceso a mi Carpeta Pública de Evernote de Artículos relacionados con la Efectividad Personal. Son los que pasan los filtros del trivote mencionado y que ahora ya forman un fondo bibliográfico interesante. Es cierto que a lo mejor las etiquetas son mejorables. Que quizás se hayan colado artículos de otra categoría o que alguno esté repetido. Son vuestros. Estáis todos. Los no nombrados específicamente hasta ahora también: Antonio José Masiá, David Sanchez, Daniel Grifol, Paz Garde, Cruz Guijarro...

Y son los que me han servido muchas veces como base para escribir estos artículos que muchas veces ayudáis a difundir y a mejorar con vuestros comentarios. Espero que siga creciendo con el tiempo... tanto la base como el blog.

Nos leemos y GRACIAS a todos por escribir y compartir.



miércoles, 18 de mayo de 2016

Viendo la viga en el ojo ajeno... la agenda

La verdad es que no se si dejé de escribir porque no tenía más ideas o ha sido al revés; que ya no me salen tantas ideas porque he perdido el hábito de escribir. Me parece que es más bien lo segundo y hoy sigo notando que he perdido la costumbre. Pero he de agradecer al post de Jeroen Sangers en "El Canasto", citando a David Sanchez, dos de esos blogueros que merece la pena seguir si quieres leer buenos artículo de productividad, que me haya recordado esta historia acerca del mal uso de la agenda.

Hace unos días, trabajando con un compañero, me mostró su agenda de outlook... Sufre de varios males de los que nos ponen nerviosos si somos aficionados a la productividad personal: 
- reunionitis: si, se me escapó esa frase de: "¿pero tu cuando trabajas?";
- don de la ubicuidad: puede estar en más de un sitio al mismo tiempo;
- uso de la agenda como lista de tareas y a la vez priorizador (que es en la que quiero centrarme hoy) llenándola (o mejor dicho completándola) de fechas subjetivas y planificaciones imposibles.

Este colega llenaba los huecos libres de la agenda con las cosas que mandaba su jefe para hacer. Y ponía en los primeros huecos disponibles las tareas más urgentes y dejaba para más tarde aquellas menos perentorias (todas eran igual de importantes porque todas las cosas eran para su jefe - con lo cual todavía pudimos discutir sobre las diferencias entre cliente y jefe). 

Entonces le pregunté como gestionaba las reuniones imprevistas (normalmente con su jefe); o las prolongaciones no deseadas (pero muy frecuentes) de las que sí tenía incluidas en su agenda. Era muy sencillo. Comenzaba a mover cajas del outlook de un lado a otro. Es decir, en la inmensa mayoría de las veces, no cumplía con sus planificaciones y perdía bastante tiempo en volver a acomodar todas las cajitas en huecos libre

Como somos así y vemos la paja en el ojo ajeno pero no la viga en el propio (aunque en este caso puedo asegurar que era un caso de viga en ojo ajeno), aproveché para explicarle la idea del trabajo por contextos. Y de como debía aprovechar sus momentos entre reuniones no para llenarlos de cajas y evitarse de este modo pasar el día jugando al Tetris con su agenda. Si ese momento sin reuniones estás caminando entre edificios con el móvil en la mano podrás aprovecharlo para hacer llamadas. Si estás en tu sitio, con el PC y prevés que será un momento largo, podrás avanzar en esas tareas que exijan mayores niveles de concentración. Sin embargo, si van a ser cinco minutos puede que debas echar un ojo al e-mail.

No se si realmente la explicación le sirvió, no de si lo estará aplicando a día de hoy; pero no voy a negar que lo mejor de todo fue, sin duda, el poder autoconvincente del discurso. No podía ser más claro el caso de aplicar estos conceptos y lo poco efectiva que puede resultar la planificación excesiva y el uso de fechas subjetivas. Y sin duda el mayor beneficiado al aprovechar su ejemplo para explicar la teoría fui yo mismo.

¿Y vosotros? ¿Conocéis la idea de trabajar con contextos que se maneja en el GTD? ¿O sois de los de jugar al Tetris con el outlook?

miércoles, 11 de mayo de 2016

Recuperando el foco: la efectividad

storm clouds Dicen que después de la tormenta llega la calma. Espero que así sea. No para de llover, tronar y vientos huracanados soplan a nuestro alrededor. Empezamos viendo nubarrones y hace unos días comenzó a llover de forma torrencial. A veces parece que el temporal remite, pero esos momentos de calma duran muy poco. Creemos que a lo lejos se ve un horizonte, sino despejado, quizás sí más claro. Cuando la tormenta haya pasado deberemos hacer un repaso de las bajas y fijar un nuevo rumbo. El tiempo de duelo, como siempre, será corto, pero no por ello menos dolido. Y los que sobrevivamos (si es el caso) deberemos reconocer que mucha suerte hemos tenido. Pero el día que el sol salga, deberemos volver a ser efectivos y rápido; aunque sea difícil recuperar el foco.

Ha sido más de un mes en silencio. Que si la Semana Santa, que si la pereza, que si la tormenta... Demasiado tiempo sin escribir, cierto, y quizás por eso este primer artículo lo está notando en demasía. Pero no ha sido un mes perdido. Ha sido un mes aprendiendo mucho, como cuando te dicen siendo crío que la fiebre te hacer crecer... Así sea.

Aunque uno no escriba, no ha dejado de leer y de mis lecturas en este tiempo he conseguido entender (creo, porque aún dudo cuando escribo estas líneas) el nuevo concepto de "efectividad personal". Yo, economista de formación, vivía con unas definiciones de manual:
- Eficaz: que consigue los resultados.
- Eficiente: que lo hace con el menor consumo de recursos.

A modo de ejemplo (queriendo recordar que era muy similar el de las clases de economía política) y fuera del mundo laboral: Si queremos llegar a un destino
- Un coche es eficaz porque te lleva hasta dicho punto.
- Un coche es más eficiente si te lleva allí en menos tiempo y consumiendo menos gasolina.

Pero leyendo este gran artículo de José Miguel Bolivar me quedé impactado con la cita que señala de Peter Drucker "no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto". Y poco después daba la definición de efectividad:
- Efectividad: hacer bien las cosas correctas.

Bajo las definiciones previas, la efectividad es algo más pues incluye una valoración de los resultados buscados. Digamos, volviendo a nuestro ejemplo del coche, que se pregunta sobre la necesidad de ir o no a dicho destino. Porque es cierto que el coche es eficaz porque te ha llevado hasta la tienda, y es eficiente porque consume 4 litros a los 100 kilómetros; pero que si la tienda estaba cerrada porque era domingo...

Aplicado al trabajo... Dejadme que lo reflexione para un próximo artículo. Pero eso sí, el día que finalmente salga el sol deberemos ser no solamente eficaces y eficientes, sino sobre todo efectivos

Por cierto, gracias a quienes en estos días difíciles han creado arco iris momentáneos "premiando" este blog. A Cruz Guijarro, por incorporarme en el listado de blogs de productividad efectividad. Un gran reconocimiento para este humilde blog poder verse acompañando a los que verdaderamente saben del tema. A Antonio José Masiá, uno de esos "grandes de la productividad", que en "El trabajo se expande si lo dejas" cita y enlaza un artículo de este blog sobre la ley de parkinson señalándolo casi como "inspirador" (perdóname la licencia poética Antonio José). Y también a mi colega Eugenio, lector de este blog, generador de muchas reflexiones y algunas buenas ideas; y capitán de otro barco que navega en aguas parecidas.

Seguiremos navegando... que es gerundio.